Die kurze Antwort
Die Eingabe von Mandantendaten in die Privatkundenversionen von ChatGPT ist für Steuerkanzleien rechtlich heikel. Es treffen drei Regelwerke aufeinander: die strafbewehrte Verschwiegenheitspflicht nach §203 StGB, die Vorgaben der DSGVO an die Einbindung von Dienstleistern und an Übermittlungen in die USA, sowie – je nach Tarif – die mögliche Nutzung von Eingaben zur Verbesserung der KI-Modelle. Ohne passende vertragliche und technische Grundlage sollten personenbezogene Mandantendaten nicht in ein solches Werkzeug eingegeben werden.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine, sachliche Einordnung der Rechtslage (Stand: Juni 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Anbieterbedingungen und Ihre eigene berufs- und datenschutzrechtliche Bewertung.
Warum §203 StGB hier der Ausgangspunkt ist
Steuerberater gehören zu den Berufsgeheimnisträgern. Das unbefugte Offenbaren eines fremden Geheimnisses, das ihnen in ihrer beruflichen Eigenschaft anvertraut wurde, ist nach §203 StGB strafbar. Wird ein externer IT- oder KI-Dienstleister eingebunden, kann das ein „Offenbaren" sein – es sei denn, der Dienstleister gilt als mitwirkende Person und ist nach §203 Abs. 3 und Abs. 4 StGB wirksam zur Geheimhaltung verpflichtet.
Seit der Neuregelung von 2017 ist die Auslagerung an Dienstleister grundsätzlich möglich – aber eben nur unter dieser Voraussetzung. Wer Mandantendaten in ein Werkzeug eingibt, dessen Anbieter nicht entsprechend verpflichtet ist, bewegt sich auf dünnem Eis.
Die DSGVO-Ebene: Auftragsverarbeitung, sensible Daten, Drittland
Parallel zum Berufsrecht greift die DSGVO. Drei Punkte sind für Kanzleien zentral:
- Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) – Wer Daten im Auftrag verarbeiten lässt, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Ohne AVV fehlt die Rechtsgrundlage.
- Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) – In steuerlichen Unterlagen können besonders geschützte Daten stecken (z. B. Gesundheits- oder Sozialdaten), für die strengere Anforderungen gelten.
- Übermittlung in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO) – Werden Daten in den USA verarbeitet, müssen zusätzliche Garantien vorliegen. Ein US-Bezug ist daher nie nur eine technische, sondern immer auch eine rechtliche Frage.
Der US CLOUD Act: warum EU-Hosting allein nicht genügt
Ein häufiges Missverständnis: „Die Daten liegen doch in einem EU-Rechenzentrum, also ist alles in Ordnung." Der US CLOUD Act kann US-Unternehmen jedoch verpflichten, Daten an US-Behörden herauszugeben – auch dann, wenn diese Daten physisch in Europa gespeichert sind. Für Anbieter mit US-Mutterkonzern bleibt diese Zugriffsmöglichkeit deshalb relevant, unabhängig vom Serverstandort. Für Berufsgeheimnisträger ist das ein gewichtiger Faktor bei der Anbieterauswahl.
Was konkret riskant ist – und was weniger
| Einsatzform | Einordnung für Mandantendaten |
|---|---|
| ChatGPT Privatkunden-Versionen (Free/Plus) | Kritisch. In der Regel kein auf die Kanzlei zugeschnittener AVV; Eingaben können je nach Einstellung zur Modellverbesserung genutzt werden; US-Anbieter. |
| ChatGPT-Business-Tarife / API mit AVV | Besser, aber nicht automatisch konform. Training ist je nach Tarif ausgeschlossen und ein AVV verfügbar; die Fragen US CLOUD Act und §203-Verpflichtung bleiben und sind im Einzelfall zu prüfen. |
| Anonymisierte/abstrakte Fragen ohne Personenbezug | Vertretbar. Wer ohne Mandantenbezug nur die Rechtslage erfragt, gibt keine geschützten Geheimnisse preis – verliert aber genau den Mandantenkontext, der die Beratung wertvoll macht. |
| Fachlösung in Deutschland, §203-verpflichtet, kein Training | Auf die Anforderungen der Kanzlei ausgelegt. Geheimhaltungsverpflichtung, AVV, deutsches Hosting und kein Training – wie bei Arminius. |
Stand: Juni 2026. Die Einordnung der Anbieter-Tarife folgt den jeweils veröffentlichten Bedingungen; diese ändern sich und sind im Einzelfall zu prüfen. Keine Rechtsberatung.
Und Microsoft 365 Copilot?
Viele Kanzleien fragen nicht nur nach ChatGPT, sondern auch nach Microsoft 365 Copilot – schließlich ist Microsoft 365 in vielen Kanzleien ohnehin im Einsatz. Copilot bietet gegenüber Privatkunden-Werkzeugen die besseren Rahmenbedingungen: einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Zusage, dass Inhalte nicht zum Training der Basismodelle verwendet werden. Das ist ein realer Unterschied.
Der Kern bleibt jedoch: Microsoft ist ein US-Konzern, und damit steht die Frage des US CLOUD Act weiterhin im Raum. Ob der Einsatz von Copilot für berufsgeheimnisrelevante Mandantendaten zulässig ist, hängt von der konkreten Konfiguration, den Mandantenvereinbarungen und der eigenen Risikobewertung ab – und sollte berufs- und datenschutzrechtlich geprüft werden. Wer diese Restunsicherheit nicht tragen möchte, ist mit einer Lösung gut beraten, die ausschließlich in Deutschland betrieben wird und keiner US-Zugriffsbefugnis unterliegt.
Wie ein berufsrechtskonformer KI-Einsatz aussieht
Ob ein KI-Werkzeug für die Steuerkanzlei tragfähig ist, lässt sich an vier Anforderungen festmachen:
- Geheimhaltungsverpflichtung nach §203 Abs. 4 StGB – der Anbieter ist als mitwirkende Person wirksam zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – inklusive klarer Regelungen zu Löschung und Unterauftragnehmern.
- Hosting in Deutschland ohne Drittland-Zugriff – keine Verarbeitung durch einen Anbieter, der dem US CLOUD Act unterliegt.
- Kein Training mit Ihren Daten – Mandantendaten werden niemals zur Modellverbesserung verwendet.
Arminius: KI im Mandantenkontext, ohne den Datenschutz-Kompromiss
Arminius ist genau für diese Anforderungen gebaut. Die KI durchsucht Gesetze, BFH-Rechtsprechung und BMF-Schreiben und verknüpft die Ergebnisse mit den Mandantenbeständen der Kanzlei – inklusive DATEV-Anbindung. Anders als bei einem allgemeinen Chatbot bleibt dabei alles in Deutschland: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren, getrennte Kanzlei-Bereiche mit eigener Datenbank je Kanzlei, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, TLS 1.3 und AES-256 sowie Pflicht-Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mandantendaten werden nicht zum Training verwendet.
So bekommen Kanzleien das, was die Beratung wirklich voranbringt – Antworten im Kontext des konkreten Mandanten – ohne die Verschwiegenheitspflicht aufs Spiel zu setzen.
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Häufige Fragen
Dürfen Steuerberater Mandantendaten in ChatGPT eingeben?
Pauschal lässt sich das nicht mit Ja beantworten. Steuerberater sind nach §203 StGB Berufsgeheimnisträger. Werden Mandantendaten in ein KI-Werkzeug eines externen Dienstleisters gegeben, ist das nur zulässig, wenn der Dienstleister wirksam zur Geheimhaltung verpflichtet ist und die Vorgaben der DSGVO – insbesondere ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 – eingehalten werden. Bei den Privatkundenversionen von ChatGPT fehlen diese Voraussetzungen in der Regel. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was ist das Hauptproblem bei ChatGPT für Steuerkanzleien?
Drei Punkte: erstens die Verschwiegenheitspflicht nach §203 StGB, die eine Geheimhaltungsverpflichtung des Dienstleisters voraussetzt. Zweitens die DSGVO, die für eine Auftragsverarbeitung einen Vertrag nach Art. 28 und für eine Übermittlung in die USA zusätzliche Garantien verlangt. Drittens, je nach Tarif, die mögliche Verwendung von Eingaben zur Verbesserung der Modelle. Ohne passende vertragliche und technische Grundlage ist die Eingabe von Klardaten kritisch.
Spielt der US CLOUD Act eine Rolle?
Ja. Der US CLOUD Act kann US-Anbieter verpflichten, Daten an US-Behörden herauszugeben – unabhängig davon, ob die Daten in den USA oder in einem EU-Rechenzentrum liegen. Für Berufsgeheimnisträger erhöht das die Anforderungen an Anbieterauswahl und Vertragsgestaltung. Eine Lösung, die ausschließlich in Deutschland betrieben wird und keiner US-Zugriffsbefugnis unterliegt, vermeidet diese Spannungslage.
Und Microsoft 365 Copilot – ist der unproblematisch?
Microsoft 365 Copilot bietet im Vergleich zu Privatkunden-Tools bessere vertragliche und organisatorische Rahmenbedingungen, etwa einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Zusicherung, dass Inhalte nicht zum Training der Basismodelle genutzt werden. Da Microsoft jedoch ein US-Konzern ist, bleibt die Frage des US CLOUD Act bestehen. Ob der Einsatz für berufsgeheimnisrelevante Daten zulässig ist, hängt von der konkreten Konfiguration und der eigenen Risikobewertung ab und sollte rechtlich geprüft werden.
Wie sieht ein berufsrechtskonformer KI-Einsatz aus?
Ein konformer Aufbau verbindet vier Elemente: eine wirksame Geheimhaltungsverpflichtung des Anbieters nach §203 Abs. 4 StGB, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Hosting in Deutschland ohne Drittland-Zugriff sowie die Zusicherung, dass Mandantendaten nicht zum Training verwendet werden. Genau auf diese Anforderungen ist Arminius ausgelegt – eine KI für Steuerkanzleien, die in Deutschland entwickelt und betrieben wird.