Proaktive Mandantenberatung mit KI: Beratungsanlässe erkennen, bevor der Mandant fragt

Jede Gesetzesänderung, jedes BFH-Urteil und jedes BMF-Schreiben betrifft einen Teil Ihrer Mandanten. Welchen Teil, weiß in den meisten Kanzleien niemand, weil sich der Abgleich mit 300 oder 400 Mandaten von Hand nicht machen lässt. Dieser Artikel zeigt, wie eine KI Rechtsänderungen mit den Mandantendaten aus DATEV abgleicht, die betroffenen Mandate mit Begründung auflistet und das Anschreiben vorbereitet. Ob und wie der Mandant angesprochen wird, entscheidet weiterhin die Kanzlei.

Am 2. September 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf des Einkommensteuerreformgesetzes 2027 beschlossen. Unter anderem soll die Pauschsteuer für Minijobs ab Januar von 2 auf 5 Prozent steigen. Für die Kanzlei gibt es jetzt zwei Wege, damit umzugehen.

Der übliche: Die Änderung landet in der nächsten Mandanteninformation, und die geht an alle. Die Bäckerei mit elf Aushilfen liest sie vielleicht. Die Zahnarztpraxis ohne einen einzigen Minijobber liest sie auch. So richtig angesprochen fühlt sich keiner von beiden.

Der andere: Die Kanzlei weiß noch in derselben Woche, welche Mandanten Minijobber pauschal abrechnen, schreibt genau diese an und beziffert ihnen die Mehrbelastung für 2027. Das ist proaktive Mandantenberatung. Fachlich ist sie selten schwierig. Sie scheitert fast immer an etwas anderem.

Das Problem ist nicht das Wissen, sondern die Zuordnung

Die Rechtsentwicklung verfolgen Steuerberater ohnehin, über Fachzeitschriften, Verbandsrundschreiben, BMF-Veröffentlichungen und die Entscheidungen des BFH. Die Frage „Was hat sich geändert?“ ist in einer gut geführten Kanzlei beantwortet. Die Frage „Wen betrifft es?“ meistens nicht.

Um sie zu beantworten, müsste jemand für jede relevante Änderung den Mandantenbestand durchgehen und prüfen, ob die Voraussetzungen vorliegen: Rechtsform, Umsatzgröße, Beschäftigte, Immobilien, Beteiligungsverhältnisse, Stand der Vorauszahlungen. Bei 400 Mandaten und mehreren relevanten Änderungen im Monat wäre das eine eigene Stelle. Die hat keine Kanzlei, schon gar nicht bei der aktuellen Personallage. Also passiert der Abgleich dort, wo er jemandem zufällig einfällt: bei dem Mandanten, dessen Akte gerade offen ist, oder beim Großmandanten, an den man sowieso denkt.

Die Folge: Beratungsanlässe bleiben liegen, und zwar ziemlich systematisch bei den mittleren und kleineren Mandaten. Also ausgerechnet dort, wo die Kanzlei am ehesten als reiner Buchungsdienstleister wahrgenommen wird und wo ein Wechsel am leichtesten fällt.

Proaktiv ist nicht nur Kür: die Hinweispflicht im Dauermandat

Wer proaktive Beratung nur als Vertriebsthema sieht, übersieht die Haftungsseite. Nach der Rechtsprechung des BGH muss der Steuerberater im Rahmen eines Dauermandats den Mandanten auch ungefragt über steuerrechtliche Fragen belehren, die bei der Bearbeitung auftauchen. Das gilt als vertragliche Nebenpflicht, den Mandanten vor Schaden zu bewahren (§ 242 BGB). Wie weit diese Pflicht reicht, hängt vom Mandatsumfang ab. Beim umfassenden Dauermandat über alle in Betracht kommenden Steuerarten reicht sie deutlich weiter als bei einem reinen Buchhaltungsauftrag und kann bis zur Gestaltungsberatung jenseits der gerade bearbeiteten Angelegenheit gehen.

Die Linie ist über die Jahre eher strenger geworden. Ein bekanntes Beispiel ist das Urteil des BGH vom 26. Januar 2017, mit dem die Hinweispflichten bei der Jahresabschlusserstellung in der Unternehmenskrise deutlich ausgeweitet wurden.

Für die Kanzlei heißt das: Ein Hinweis, der nie gegeben wurde, weil niemand den Zusammenhang gesehen hat, ist nicht nur entgangener Beratungsumsatz. Im Schadensfall kann er zu der Frage werden, ob er hätte gegeben werden müssen. Wie sich der Einsatz von KI insgesamt auf die Haftung der Kanzlei auswirkt, haben wir im Beitrag KI und Haftung in der Kanzlei eingeordnet. Die Prüfung des eigenen Mandatsumfangs ersetzt dieser Artikel nicht.

Drei Beratungsanlässe zum Jahreswechsel 2026/2027

Wie das konkret aussieht, zeigen drei Änderungen, die zum Jahreswechsel viele Kanzleien betreffen (Stand: September 2026). Sie sind bewusst unterschiedlich gewählt: eine bereits geltende Pflicht und zwei Vorhaben, die noch im Gesetzgebungsverfahren stecken.

1. E-Rechnung: Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027

Rechtslage. Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Beim Ausstellen dürfen bis Ende 2026 noch alle Unternehmer sonstige Rechnungen verwenden. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Ab 2028 ist die Übergangsregel ganz vorbei. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, nicht der handelsrechtliche Jahresumsatz.

Mandantendaten. Aus der laufenden FiBu lassen sich die Erlöse 2026 hochrechnen, zusammen mit dem Anteil inländischer B2B-Umsätze. Daraus entsteht eine Liste mit zwei Gruppen: Mandanten, die klar über der Grenze liegen und ab Januar E-Rechnungen ausstellen müssen, und Mandanten knapp um die 800.000 Euro, bei denen das vierte Quartal entscheidet. Die zweite Gruppe ist die interessantere, weil sie heute kaum jemand auf dem Schirm hat.

Warum es eilt. Bis zum Stichtag sind es keine vier Monate. Wer seine Fakturierung umstellen muss, braucht Vorlauf. Und der Mandant erfährt es besser von Ihnen als von seinem ersten Geschäftskunden, der eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangt.

2. Minijobs: Pauschsteuer und KV-Pauschale steigen

Rechtslage. Der Regierungsentwurf des Einkommensteuerreformgesetzes 2027 sieht vor, die einheitliche Pauschsteuer nach § 40a Abs. 2 EStG zum 1. Januar 2027 von 2 auf 5 Prozent anzuheben. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Unabhängig davon steigt nach dem bereits verkündeten GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung für gewerbliche Minijobs zum selben Datum voraussichtlich von 13 auf 17,5 Prozent. Hier treffen also ein beschlossenes Gesetz und ein Entwurf auf dieselben Mandanten.

Mandantendaten. Arbeitgeber-Mandanten mit Minijobbern lassen sich über die Lohnbuchungen in der FiBu erkennen, aus der Summe der Minijob-Entgelte ergibt sich die Mehrbelastung. Bei 10.000 Euro Minijob-Lohn im Jahr wären es allein bei der Pauschsteuer 500 statt 200 Euro. Für diesen Abgleich reichen aggregierte Werte, einzelne Lohnabrechnungen braucht es nicht.

Beratungsinhalt. Die Mehrbelastung für 2027 beziffern, die vertragliche Überwälzung prüfen und durchrechnen, wo eine individuelle Besteuerung nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen günstiger wäre.

3. Nachzahlungszinsen: Verdopplung ab 2027 geplant

Rechtslage. Nach dem Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026, den das Kabinett am 12. August 2026 beschlossen hat, sollen die Zinsen nach § 233a AO für Verzinsungszeiträume ab dem 1. Januar 2027 von 0,15 auf 0,3 Prozent pro vollem Monat steigen. Aus 1,8 Prozent im Jahr würden 3,6 Prozent. Auch das ist noch nicht verabschiedet.

Mandantendaten. Interessant sind Mandanten, deren laufender Gewinn laut FiBu deutlich über dem liegt, was die Vorauszahlungen im letzten Bescheid unterstellen. Bei ihnen läuft eine Nachzahlung auf, die ab 2027 doppelt so teuer verzinst würde. Die Vorauszahlungsbescheide liegen im DMS, die Gewinnentwicklung in der FiBu. Erst beides zusammen ergibt den Treffer.

Beratungsinhalt. Vorauszahlungen anpassen lassen oder freiwillig zahlen, den Abgabezeitpunkt der Erklärung bewusst planen. Umgekehrt steigen auch die Erstattungszinsen. Bei Mandanten mit absehbarer Erstattung sieht die Rechnung also anders aus.

Was die drei Fälle gemeinsam haben. Mit der Rechtslage allein schreiben Sie ein Rundschreiben, mit den Mandantendaten allein gar nichts. Der Beratungsanlass entsteht erst aus der Kombination. Außerdem sind zwei der drei Fälle Entwürfe, die sich bis zur Verabschiedung noch ändern können. Ein System, das proaktive Hinweise gibt, muss das wissen und dazusagen.

Was eine KI für proaktive Beratung leisten muss

Aus diesen Beispielen ergeben sich vier Anforderungen, an denen sich jede Lösung messen lassen muss, die „proaktive Hinweise“ verspricht.

1. Rechtsänderungen mit Status und Stichtag erfassen

Neue Texte einzulesen reicht nicht. Zu jeder Änderung gehören der Stand im Verfahren (Referentenentwurf, Regierungsentwurf, verkündetes Gesetz, BMF-Schreiben, veröffentlichtes BFH-Urteil samt eventuellem Nichtanwendungserlass), der Anwendungszeitpunkt und die betroffenen Normen. Sonst erfährt ein Mandant als Tatsache, was in Wahrheit noch ein Entwurf ist. Ändert sich der Entwurf, muss der Abgleich neu laufen.

2. Voraussetzungen in prüfbare Kriterien übersetzen

„Betroffen sind größere Unternehmen“ lässt sich nicht gegen Daten prüfen. „Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro und inländische B2B-Umsätze vorhanden“ dagegen schon. Beim Übersetzen vom Normtext in solche Kriterien kann ein Sprachmodell gut helfen. Die Prüfung selbst sollte dann aber eine Regel sein und keine Einschätzung: Ob eine Schwelle überschritten ist, wird gerechnet, nicht geschätzt.

3. Gegen den gesamten Mandantenbestand prüfen

An diesem Punkt scheitern die meisten Werkzeuge. Eine KI-Recherche, die eine Frage zu einem Fall beantwortet, hilft hier nicht weiter. Gebraucht wird der Abgleich einer Rechtsänderung mit allen Mandaten gleichzeitig, und dafür müssen Rechtswissen und Mandantendaten gemeinsam verarbeitet werden dürfen. Manche Anbieter schließen die Eingabe von Mandantendaten in ihren Nutzungsbedingungen aus, bei anderen lässt sich die Verarbeitungskette für mandatsbezogene Daten nicht sauber darstellen. Mehr dazu in unseren Beiträgen zu Mandantendaten in ChatGPT und zur rechtssicheren DATEV-Integration.

4. Begründete Treffer statt einer Blackbox-Liste

Jeder Treffer muss zeigen, warum er ein Treffer ist: welcher Datenpunkt, welcher Wert, welche Quelle und wie belastbar das Ganze ist. Eine Hochrechnung aus neun Monaten FiBu ist etwas anderes als ein fester Wert aus dem Bescheid. Dazu gehört eine Priorisierung nach Frist und Betrag, denn 80 ungewichtete Treffer liest am Ende niemand. Am Ende steht ein Entwurf, kein Versand. Berater oder SFA entscheiden, ob, wann und wie der Mandant angesprochen wird, genau wie bei der E-Mail-Bearbeitung mit KI.

Wo die Grenzen liegen

Proaktive Hinweise sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruhen. Dazu gehört etwas Ehrlichkeit.

Die FiBu zeigt die betriebliche Seite. Private Verhältnisse, also Kinder, vermietete Wohnungen im Privatvermögen oder Kapitalerträge, sieht ein System nur, soweit sie aus Erklärungen und Bescheiden im DMS hervorgehen. Ein Mandant, der nicht auf der Liste steht, ist deshalb nicht zwingend „nicht betroffen“. Es kann auch heißen: keine Daten. Eine gute Lösung weist das aus, statt es zu verschweigen.

Hochrechnungen sind Indizien, keine Feststellungen. Und der eigentliche Beratungsschritt, also die Frage, was dieser Mandant jetzt tun sollte, bleibt Arbeit des Berufsträgers. Die KI findet den Anlass und bereitet vor. Beraten tut die Kanzlei.

Wie Arminius proaktive Beratung umsetzt

Arminius hält die Rechtsquellen (Gesetze, BFH-Urteile, BMF-Schreiben, Richtlinien) und die Mandantendaten Ihrer Kanzlei aus DATEV in einem gemeinsamen, pro Kanzlei isolierten Datenraum. Dadurch lässt sich eine Rechtsänderung gegen den gesamten Mandantenbestand prüfen und nicht nur gegen den einen Fall, den gerade jemand offen hat. Heraus kommt eine Liste der betroffenen Mandate mit Begründung und Quellenangabe und auf Wunsch ein vorbereitetes Mandantenanschreiben im Ton Ihrer Kanzlei, das Berater oder SFA prüfen und freigeben.

Arminius in Aktion sehen

Die richtige Liste zur richtigen Zeit

Proaktive Mandantenberatung scheitert selten am Fachwissen, sondern an der Zuordnung: Welche Änderung betrifft welchen Mandanten? Eine KI, die Rechtsänderungen mit ihrem Status erfasst, die Voraussetzungen in prüfbare Kriterien übersetzt und diese gegen den ganzen Mandantenbestand laufen lässt, nimmt der Kanzlei genau diesen Teil ab. Heraus kommt kein Rundschreiben an alle, sondern eine begründete Liste der Mandanten, die jetzt einen Anruf verdienen. Das senkt das Risiko übersehener Hinweise und macht aus der Rechtsentwicklung das, was sie für eine Kanzlei eigentlich ist: ein laufender Strom an Beratungsanlässen.